Онлайн-переписка — один из основных способов деловой коммуникации в наши дни. Если ты корректно общаешься с коллегами, потенциальными клиентами и партнёрами, тебе проще завоевать уважение и доверие с их стороны.

Достаточно соблюдать несколько правил.

Регулярно проверяй почту, чтобы ничего не упустить, и старайся отвечать сразу. Если возможности нет, сообщи, что ответишь в течение дня или позже, если вопрос не срочный. Поставь себе напоминание или напиши заметку на стикере, чтобы в потоке задач не забыть о своём обещании.

Она позволит понять, о чём в письме пойдёт речь, покажет, спам это или нет, насколько вопрос срочный и важный, какие файлы находятся во вложении. Используй конкретику без слов «важно» и «срочно»: например, «Резюме Власова Игоря на должность менеджера по продажам».

Сначала обратись к собеседнику по имени, представься и изложи цель письма. Потом лаконично опиши проблему или вопрос. А в конце оставь призыв к ответу или помощи и укажи контакты.

Не забудь отформатировать письмо: раздели на абзацы, добавь подзаголовки, выдели главное, добавь нумерацию, если текст состоит из нескольких вопросов или списков.

Начни письмо с приветствия и обращайся по имени. Не используй резкие выражения. Отвечай собеседнику, даже если ничем не можешь помочь.

Пиши коротко и по делу. При необходимости прикладывай к письму инструкции или скриншоты. Ключевые моменты сообщения подчеркивай или выделяй жирным шрифтом. Не используй обилие восклицательных знаков и капслок.

Сразу прикрепляй к письму документы, фото и прочее. Перед отправкой убедись, что прикрепил все нужные файлы, доступ к ним открыт для других пользователей, а переход по гиперссылкам работает. Название вложений должно соответствовать содержимому.

Главных участников обсуждения ставь в поле «Кому», а остальных — в графу «Копия»: например, руководителя.

Перед отправкой ещё раз тщательно просмотри всё, что отправляешь собеседнику.

Что недопустимо в деловой переписке: